“Tan importante como el ser …es el parecer….”
No sé de dónde procede este dicho, pero aplicado al
congreso, en este caso, (ya que las entradas de esta serie, están dedicadas a esta experiencia
que tengo el placer de compartir en el blog) tiene mucha trascendencia, según
mi humilde opinión.
La transparencia en la gestión es una buena práctica
que consigue dar una imagen seria y comprometida. No se trata de desvelar las
interioridades de la asociación que lo organiza, y menos cuando se habla de
procesos y procedimientos que están publicados en la web de itSMF como guía de
la convocatorias de solicitudes de ponencia por ejemplo (“Call for Presentactións”), sino de
transmitir el conocimiento adquirido de una forma amena (al menos eso intento),
de un proyecto muy interesante y del que como en cualquier otro se pueden
extraer lecciones aprendidas que poder aplicar al siguiente en un proceso de
Buenas Prácticas y Mejora Contínua. Con
mucho respeto y considerando que es una audiencia pública. Y lógicamente de una
manera subjetiva puesto que son los pensamientos y forma de ver y considerar de
quien lo escribe.
Y dicho esto, no quiero dejar en el tintero en esta serie de entradas, uno de
los aspectos de la organización más importantes aunque tal vez, del que menos se
ha hablado internamente a lo largo de los meses de preparación del congreso, que afecta a la celebración en sí, una vez preparado todo lo demás . Y
vuelvo a responsabilizar de ello a mi inexperiencia previa. Y me refiero en
concreto a la coordinación de salas durante el evento.
Tuvimos la gran fortuna de contar con nuestras compañeras, que se habían responsabilizado el año anterior
y lo habían hecho muy bien, y aceptaron generosamente
volver a hacerlo.
Recurrimos a las personas que también se había ofrecido el
año anterior a actuar como coordinadores de sala y presentadores, y también
reclutamos voluntarios a través de
alguna iniciativa previa de itSMF en el año y públicamente a través de
Linkedin. Hemos de felicitar a Meicke y
al equipo que se formó y que ella dirigió, porque sinceramente, fue de lo más
alabado de la organización. A pesar de algunos imprevistos de última hora que
hubo que afrontar sobre la marcha, lo hicieron estupendamente, con gran
seriedad, responsabilidad y profesionalidad. Ellos fueron la “cara vista” , la imagen de la
organización (de ahí el encabezado de esta entrada) y se merecen este apartado
especial.
Hemos de aclarar que las responsabilidades del
Coordinador de sala, no sólo se limitan a llevar el control de horarios,
ponencias, tiempos de presentación, control de asistentes, estar pendiente de cualquier aspecto que surja durante las sesiones,
controlar que se cumplan las indicaciones del comité, informar sobre las encuestas etc. etc. entre otras muchas para las que se prepara una guía específica para ellos, sino que asumen
las funciones de Presentador del Ponente y Ponencia si no se dispone de algún
miembro específico voluntario para dicha tarea, que suele ser o bien un miembro
de la Junta de Gobierno , o persona conocedora del ponente, o del comité de
Congreso. Por lo que también han de prepararse esa tarea, y no a todos les resulta fácil o cómodo
hablar en público. Pero como ya comento, lo hicieron con gran profesionalidad y
entusiasmo, no se puede pedir más…sino dar un enorme GRACIAS!!!!!!
Lo cual no quiere decir que no haya lecciones
aprendidas a nivel de la organización, porque como en todo…”haberlas haylas”…la
cuestión es reconocerlas con humildad, recogerlas con tesón, y tener voluntad de aplicarlas cuando
proceda…¿o no?
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