IV.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

¡¡¡Los Contenidos !!! ¿Qué estamos ofreciendo a los posibles asistentes al Congreso?

Nos habíamos quedado en los contenidos del Congreso….El proceso de “Call for Presentations” iniciado, unas fechas establecidas para la solicitudes de ponencias (Abstracts) otra fecha para la comunicación de la pre-selección de las mismas…..etc.   etc.

Tendremos primero que explicar las distintas fuentes de los contenidos.

Si bien es cierto que el proceso “Call for Presentations” es el más conocido por ser público y con unas bases de presentación establecidas y publicadas cada año, debemos explicar que el Congreso goza de varias fuentes en función de los años y solicitudes de ponencias:

1.- “Call for Presentations” Proceso de solicitud de ponencias, que se presentarán  en formato de ponencias “paralelas” y/o “paneles de ponencias” sometidas al proceso de selección y concurso.

2.- Taller/es :  A propuesta de los miembros de la Junta de Gobierno o del Comité de congreso

3.- Mesa Debate/s: 

A propuesta de los miembros de la Junta de Gobierno o del Comité de congreso

4.- Keynote Speakers : A propuesta de los miembros de la Junta de Gobierno  en principio, dadas las relaciones profesionales o en su defecto del Comité de congreso. Son las ponencias plenarias, Alguna de ellas sale de la  selección de “Call for Presentations”, de las más valoradas por los Evaluadores del Comité.

5.- Patrocinadores: Con diversas opciones según publicación anual para el Congreso del Dossier de Patrocinios, o de Patrocinios anuales  con tres posibilidades a nivel de ponencias:

·         Ponencia Plenaria,

·         Ponencia Paralela no comercial
·         Slot  comercial

Aparte de la opción de Patrocinio de:

6.-Stand Expositor,

7.-O de otros elementos de Patrocinio como Bolsas, Lanyards, Acreditaciones, Desayunos, Entradas al Congreso etc. etc. (No desaprovechéis la oportunidad de serlo también el próximo congreso, ya sea regional o nacional…!!)

Bien, en mi idea inicial y lo que me llevó a formar parte del comité fue ayudar a mejorar el proceso de “Call for Presentations”. Colaborando en la revisión de los templates de Solicitud de Ponencia y presentación ppt (aquí he de reconocer, que no tuvimos en cuenta el peso del banner del Congreso que pusimos en el template, otra lección aprendida…), en el proceso de Evaluación y preselección. Me centraré en este punto en esta entrada....

Se formó el Equipo de Evaluadores entre los voluntarios que se ofrecieron. Aquí el papel de Pedro Mendieta, gran profesional y mejor persona, fue fundamental, era el que más experiencia tenía y nos organizó los packs de Evaluación, se distribuyeron se establecieron fechas, y aunque ampliado el plazo de la presentación de solicitudes, podemos tener a gala que a partir de ese momento,  con un gran esfuerzo del equipo (tuvimos que recurrir de urgencia a Evaluadores generosos para suplir a aquellos que se habían ofrecido y de los que no volvimos a saber nada…) conseguimos no tener que volver a ampliar plazos y cumplir con los establecidos. Realizamos un mínimo de cuatro evaluaciones por solicitud presentada.

Pero Ay! Amigos, la preselección era sencilla, se trataba de evaluar al ponente y una breve descripción del contenido objetivo de la ponencia y de su interés.  De momento nada más, y a ello llegamos después de revisar los criterios y con nuestros más y menos en el comité con votaciones incluidas, pero sencillo. Lo complicado empezó con la solicitud de los borradores de ponencias y la comprobación de que muchos de ellos eran insuficientes para continuar con la valoración por parte del Comité sobre la Calidad de las presentaciones. Y tuvimos que tomar decisiones. Entre ellas dos:

1.- Ninguna solicitud de ponencia no entregada en plazo entraba en la primera selección. No hubiese sido justo de otra manera. Se crea la lista  de las ponencias de Backup o emergencia  y así se comunica a los solicitantes fuera de plazo. Hay que dotar de más seriedad al proceso y concienciar que las fechas son para todos, todo es voluntario, pero si te comprometes, debes colaborar con la organización…más cuando se han anunciado los plazos con tiempo de sobra. El tiempo y el esfuerzo de los Evaluadores, y la coordinación de las puntuaciones  son tan voluntarios como el de los ponentes....

2.  Es preciso incrementar en un paso el proceso de selección, solicitando presentaciones “Formales” que no “ Finales”, para la evaluación del formato y apariencia por parte del Comité de Calidad (Tres Evaluaciones por PTT Formal), dejando las finales para correcciones , recomendaciones del Comité de Calidad aplicadas o actualizaciones necesarias…Esto supuso duplicar trabajo, y la contrapartida fue una consideración de mayor seriedad en el proceso para la mayoría de los ponentes y algunas críticas a veces bastante “duras” por parte de algún otro…que tomamos como puntos a mejorar para el siguiente.

Hemos de dar gracias a los Ponentes,  que se sometieron grácilmente y con paciencia  al proceso y a los que en total se les solicitaron 5 documentos:

• Solicitud de Ponencia o “abstract”
• Borrador de Ponencia
• Ponencia Formal 
• Ponencia Final
• Autorización de Difusión y Grabación

¿Tuvimos Contratiempos? Pues claro!, ¿Excepciones? Cómo no!, pero ....Finalmente y gracias al trabajo de TODOS, conseguimos nuestro objetivo: ponencias seleccionadas evaluadas, controladas  y listas en tiempo con el formato y apariencia adecuadas para el congreso…. y muchas lecciones aprendidas que compartir....